Toplam Kalite Yönetiminde Yıldızların Rolü

KONUK YAZAR 58. Sayı (Ocak Åžubat 2006)

ALPER DOĞRUER İnş. Y. Müh. (MBA) Mardav Satış Müdürü 1. Giriş "Yönetim tarihi insanlık tarihi kadar eskidir. İnsanların ihtiyaçlarını tatmine yönelik faaliyetlerin bulunduğu ilkel devirlerden, uzmanlaşma ve otomasyonun hakim unsur olarak ortaya çıktığı günümüze kadar her grup ve toplulukta yöneten-yönetilen-yönetim olmuştur.
Yönetim olayının insanlığın tarihiyle başlamasına rağmen yönetim düşüncesinin sistematize edilmesi oldukça yenidir. Bu yüzden yönetim, sanatların en eskisi, bilimlerin en yenisi olarak ifade edilmektedir." (Ö. Yeniçeri)


Modern yönetim teorilerinin 1900 yıllarda F. W. Taylor tarafından ortaya atılan bilimsel yönetim yaklaşımı ile başladığı genel olarak kabul görmüştür. Bu tarihten sonra çeşitli yönetim yaklaşımları tarih içinde zaman zaman moda olmuş veya başka bir deyişle, yeni bir yönetim teorisi veya yaklaşımı çıkıncaya kadar uygulanmış ve son olarak 1980 yıllardan sonra "Toplam Kalite Yönetimi" yaklaşımı bütün dünyada yer bulmuştur. Modern yönetim yaklaşımları Türkiye'de 1990'lı yıllardan sonra özellikle TÜSİAD ve KALDER'in çalışmalarıyla hız kazanmış ve uygulanma zemini bulmuştur.

1.1 Araştırmanın Amacı

Türkiye’de son dönemde faaliyet gösteren firmaların verimliliği ve karlılığı artırmak amacıyla veya bir moda şeklinde veya yabancı firmalar ile yapılan evlilikler sonucunda dış pazara açılan ve o yabancı firma kültürünün bir şekilde transferiyle  gerçekleşen veya gerçekleştirilmek istenen Toplam Kalite ve Örgüt Kültürü söyleminin organik yönetim biçimini benimsemiş bir firmada, firma başarı ve verimliliğini artırmak yanında aynı zamanda takım içinde, yıldızları ve bireysel başarıları nasıl etkilediğinin ortaya çıkarılması.

1.2 Araştırmanın Kapsamı

Organik yapının, "star" diye adlandırılan çalışanların ve Toplam Kalite Yönetimi (TKY) yaklaşımının özellikleri incelenecek, TKY’nin ne tip bir elemanı tercih ettiği karşılaştırılmalı olarak gösterilecektir. Küçük ölçekli, rekabetin yoğun olduğu, pazardaki değişimlerin çok hızlı yaşandığı ve dolayısıyla bu pazarda tutunabilmek için organik yönetim biçimini benimsemiş bir firmanın durumu ek olarak sunulacaktır.

1.3 Araştırmanın Yöntemi

Organik yönetim biçimi, "star" karakteri ve TKY ile ilgili kaynak taraması ve araştırmalar yapılmıştır. Ayrıca organik yapı ve TKY’yi benimsemiş bir firmada çalışanlar ve yöneticiler ile yüz yüze görüşerek konu hakkındaki fikir ve görüşleri alınmıştır.

2 - Örgütsel Yapı

2.1 Örgütsel Yapıyı

Belirleyen Faktörler

Organizasyon terimi Yunanca organon, yani uzuv kelimesinden gelmektedir. Uzuv, bir bütünün veya canlı bir varlığın yaşamını sürdürebilmek için gereksinim duyduğu ve bir işlev ifa eden parçasıdır. İşletmelerde ise organ veya bir sistemin onu amaçlarına ulaştırmak üzere belirli faaliyetler yapmak üzere kurulmuş bir kısmı veya parçasıdır. Organizasyon ise, organlaştırma, sistemin amacına ulaşmak için çeşitli görevleri yapmak üzere oluşturduğu ve diğer kısımlarla ahenkli bir şekilde iş gören bölümlerinin oluşturulmasıdır.


İşletmede organizasyon veya örgütleme yapılırken üretim unsurları olan makine, demirbaş, malzemeler, hammaddeler ve personel amaca uygun bir şekilde tedarik edilirler ve bu üretim etmenleri en fazla faydayı sağlayacakları örgüt kısımlarına tahsis edilirler. Organizasyon yapısı dediğimizde, işlerin gruplandırılması,  gruplandırılan bu işleri yapacak kişilerin belirlenmesi ve bunların yetki ve sorumluluklarının açık ve net olarak ortaya konması gerekmektedir. Bu formel organizasyonu karakterize eden başlıca unsurlar şöyle sıralanabilir:

ç    Organizasyonun basık veya             sivri oluşu, yönetim kademe             sayısı

ç    Organizasyonun alt sistemlerinin     sayısı, departman ve bölümler

ç    Denetim alanı

ç    Emir, komuta, kurmayların             otorite dereceleri

ç    Uzmanlaşma ve iş bölümü derecesi

ç    Formelleşme derecesi, neyin,             nasıl, nerede kim tarafından             yapılacağının, önceden belirli             yöntem ve usullere bağlanması

ç    Merkezleşme derecesi (karar             verme yetkisinin dağılım             durumu)

ç    Haberleşme şekli

ç    Organizasyon büyüklüğü

ç    Yönetim yoğunluğu

Bu faktörlere ek olarak bir organizasyonu karakterize eden işletme içi süreçler de vardır. Bunların başında önderlik, performans değerlendirme, haberleşme, karar süreci, bilgi akış sistemi ve motivasyon süreci gelir.

Organizasyon yapı ve işleyişine bakıldığında içinde bulunulan durum ve koşulların bu unsurları nasıl etkileyeceği çok önemlidir. Başka bir değişik durum ve koşullara göre, bu unsurlara ve süreçlere verilecek şekil farklı olacaktır. Her yönetim ve organizasyon olayını:

ç    İşletmenin kendi koşulları

ç    Kuruluşun çevresel koşul ve             unsurlarla ilişkisi

ç    Kullandığı teknolojinin özellikleri

ç    Kullandığı personelin                 sosyokültürel özellikleri ile             birlikte ele almak ve sorunlara             çözüm aramak gerekir.



Araştırma konumuz ile doğrudan ilgili olduğundan aşağıda Burns ve Stalker'in çalışmalarına yer verilmiştir.

2.2 Burns ve Stalker'in

Çalışmaları

Sistem yaklaşımına da katkıda bulunan ve durumsallık yaklaşımının doğuşuna yol açan psikolog ve sosyolog kişilerdir. Makine ve elektronik sanayiinde faaliyette bulunan 20 işletmeyi incelemişler ve araştırma sırasında yönetici ve büro personeline mülakatlar uygulamışlardır.

Teknolojik değişiklikler ve piyasa değişiklikleri bu işletmelerin yönetiminde ne gibi etkiler meydana getirmektedir konusunu incelemişlerdir. Şu halde çevresel faktörlerin işletme yönetimini nasıl etkilediği araştırılmış ve farklı çevresel koşullara sahip bu örgütlerden elde edilen bilgiler ışığında  yönetim sistemleri iki temel grupta toplanmıştır. Biri Mekanistik Yönetim Sistemi, diğeri ise Organik Yönetim Sistemidir. Mekanistik yönetim sistemi klasik yönetim sisteminin ilkelerinin özelliklerine uygun, istikrarlı koşullar altında çalışan işletmeler için söz konusu olmaktadır.

Mekanistik örgüt yapılarında;

ç    Görevlerde ihtisaslaşmaya önem             verilmiştir. Sorunlar ve görev             bütünlüğünü kaybedip,                 bölümlere ayrılmış, uzmanlaşma             özendirilmiştir.

ç    Her bir fonksiyonel role ilişkin             teknik yöntemleri anlatan, yetki             ve sorumluluklarını belirleyen             tanımlamalar vardır.

ç    Otorite, kontrol ve haberleşme             hiyerarşik bir yapıya sahiptir.

ç    Aynı sorunla ilgili örgüt üyeleri             arasında ve astlar ile üstler             arasında haberleşme ve etkileşme     dikey yönde cereyan etmektedir.

*     Faaliyetler ve iş davranışları,             üstlerin talimatları ve onlar             tarafından alınan kararlarla             yönetilir.

ç    Yerel bilgi (teknik bilgi), deneyim     ve ustalıklar; genel kültür,             tecrübe ve ustalıklardan daha             önemlidir ve örgüt üyelerine             daha fazla prestij sağlar.

ç    Örgüte üyelik koşulu olarak;             sorunlara sahip çıkma ve üstlere     bağımlılık önem kazanmıştır.

ç    Yönetici (tepe yönetici);             uzmanlaşarak birbirinden             ayrılmış gibi görünen ihtisas ve             görev yerlerinin bağlantısı ve             koordinasyonunu sağlar.

ç    Örgüt ve hedefleri hakkında tek             ve gerçek bilgi sahibi olan mevki,         tepe yönetimidir.

ç    Yönetim karmaşık bir hiyerarşi             olarak algılanır; haberler belirli             kanallardan süzülerek üst             kanallara; emir ve talimatlar da             yine ayrı kademelerden geçerek             en alt basamaklara kadar iner.             Yönetim merkeziyetçi bir nitelik             arz etmektedir. Organik Örgüt             sistemi, değişen koşullara uygun     sistemdir. Bu sistemin bir takım             özellikleri aşağıda sıralanmıştır:


Organik sistem;

ç    Bireylerin özel ilgi ve                 deneyimlerinin, işlerine                 katkıda bulunabileceğini kabul             eden sistemdir.

ç    Bireyler arası haberleşme ile             bireysel işlerde sürekli                 ayarlamalar yapılır; sık sık             yeniden işler tanımlanır.

ç    Dikey haberleşmeden çok yatay             haberleşmeye önem verilir. Farklı     düzeylerde iş görenler birbirleri             ile haberleşme olanağı bulurlar             (çapraz haberleşme). Bu nedenle     kişiler arası ilişkiler emir             komutadan çok danışma             niteliğindedir.

ç    Haberleşmenin kapsamını emir,             rapor verme ve almadan ziyade             bilgi alışverişi oluşturur.

ç    Bireylerin genel olarak sahip             oldukları ticari, teknik ve             endüstriyel konulardaki bilgi ve             uzmanlıkları da önemlidir.             Belli bir konudaki ihtisaslaşma             yerine genel işletmecilik bilgileri,     bunların çevresel değişkenlere ve     birbirleriyle olan ilişkilerini             kurabilme ve sentez meydana             getirebilme önem arz etmektedir.

ç    Bireyler, işlerini kendilerine             sunulan kurallar çerçevesinde             değil, tüm örgüt gerçeği ve             hedeflerinin göz önünde             tutulması bilinciyle yaparlar.

ç    Tepe yönetimini oluşturan             yöneticiler, mutlaka her şeyi en             iyi bilen ve bütün kararları             almaya tam yetkili kişiler olarak             düşünülmezler.


Burns ve Stalker ani pazar ve teknolojik değişikliklerle karşılaşan işletmelerde bu tür yönetime karşı bir eğilim olduğunu görmüşlerdir. Sürekli olarak yeni sorunların doğduğu; istikrarın mevcut olmadığı bir sistemde bu tür örgüt yapısı (Organik) en olumlu sonuç veren yapıdır. Çünkü örgütler katı olmamalı ve uzmanlar sürekli ilişkilerde bulunarak (karşılıklı) mevcut planlarını yeni koşullara göre ayarlayabilmelidir. Bu da işletmenin yönetim felsefesini, işlevsel bölümler arasındaki katı sınırların ortadan kaldırılıp ve örgüt şemasında gösterilen haberleşme kanallarının gerektiğinde dikkate alınmaması; yatay, çapraz haberleşmenin desteklenmesi ile gerçekleştirilebilir. Bütün bu anlatılanları aşağıdaki tabloda görebiliriz.

2.3 Organik Yapıda Çalışanların Yeri

Yukarıda yazılan özellikler dikkatlice incelendiğinde mekanistik sistem ile organik sistem arasında oluşan farkların, çalışanların nitelik ve özelliklerine de yansıdığını gözlemlemek mümkündür. Organik yapıyı tercih eden firmalar, o firma ile ilgili tüm işlemleri görebileceğin, bir işin bütün detaylarını öğrenebileceğin ve kendi işini yapmak isteyenlerin daha çok tercih edeceği firmalar olurken; mekanistik yapıyla çalışan firmalar, yapılacak işin belli olduğu, bir konuda uzmanlaşılabilecek ve belli bir kariyer imkanı sunan firmalardır. Buradan yola çıkarsak büyük firmalarda çalışmayı tercih edenlerin daha sistemli, kuralları olan, yapılacak işin belirli olduğu, yetki ve sorumluluk alanlarının çizildiği işleri biraz da bu sisteme uygun oldukları için tercih ettiklerini düşünüyoruz. Mekanistik bir firmada çalışmayı tercih edenlerle veya bu tip firmaların ihtiyaç duyacağı tipler ile organik yapıda çalışan firmaların ihtiyaç duyacağı tiplerin de birbirinden farklı olacağı kesin gibi gözüküyor. Kısaca özetlemek gerekirse mekanistik sistemler, daha çok sisteme uyan, itiraz etmeyen, durumu değiştirmeyen insanlara uygun iken; organik sistemler ise her zaman niye diye soran, bulunduğu durumu sürekli değiştirmeye çalışan, belirsiz ve rekabete dayalı bir pazarda gerektiğinde risk alabilecek ve bunun sonucuna katlanabilecek "star" insanlar için uygundur demek mümkün gözükmektedir.

Önümüzdeki sayıda üçüncü ve son bölüm olan "TKY, Star ve Görev Adamı" konusunu işleyeceğiz.


 

---

R E K L A M