Organizasyonlarda Güven Nasıl Oluşturulur? 2

Bu sayıda da şirketlerin başarısı için son derece önemli olan, karşılıklı güvenin tesis edilmesi için neler yapılması gerektiği ve yöneticilerimize ne gibi görevler düştüğü konusu ile devam edeceğiz. "Yüksek Verimli Kişilerin 7 Özelliği" kitabının yazarı Stephen Covey, profesyonellere, organizasyonlarda küçülme ile birlikte sarsılan güveni yeniden tesis etmekte, liderlik rolü oynamalarının gerekliliğinden bahsetmektedir. Covey güveni karşılıklı bir kontrata benzetmektedir. Fakat şirketlerdeki küçülmelerle bu kontratın bozulduğundan bahsetmektedir. Kaybedilmiş bir güveni yeniden tesis etmenin yolunun yöneticinin önce kendisinden başlaması gerektiğini vurgulamıştır. Ve şu davranışları salık vermiştir:

1Anlaşılmaktansa anlamaya çalışmak

2Sözleri tutmamaktansa mutlaka yerine getirmeye çalışmak

3İnsanları maniple etmektense dürüstlük ve açıklığı tercih etmek

Yöneticilerin organizasyon içinde güven tesis etmek için bir takım güvenilir davranışlar dediğimiz hareketleri sergilemeleri gerekir. İşte bu güvenilir davranışları aşağıdaki parametreler oluşturur.

Davranışlarda Tutarlılık

Davranışlarda tutarlılık, güven teşkil edilmesi için çok önemli bir parçadır. Geçen sayımızda, güven duymanın bir risk içerdiğini ve güvenen tarafın risk aldığından bahsetmiştim. Yöneticiler her zaman tutarlı davranırlarsa, yani benzer olaylara benzer tepkiler gösterirlerse, çalışanlar da bir süre sonra yöneticilerinin hareketlerini önceden tahmin edebilirler. Bu durumda gittikçe bu konudaki tahmin güçleri de artar. Bundan daha önemlisi çalışanlar bir süre sonra işleri ile ilgili riskleri alabilirler, gerektiğinde firma çıkarına inisiyatif kullanabilirler. Yöneticiler tarafından sergilenen öngörülebilir, pozitif davranışlar her zaman organizasyon içinde güveni artıran bir faktördür.

Davranışlarda Bütünlük

Çalışanlar her zaman yöneticilerin söylediklerini ve yaptıklarını gözlerler. Bu gözlemlerden onların davranışlarının bütünlüğü, yani dedikleri ile yaptıklarının birbirini tutup tutmadığı, dürüstlükleri ve ahlaki değeri hakkında çıkarımlarda bulunurlar. Dasgupta (1988), "Doğruyu söyle, sözlerini tut" şeklinde davranışlarda bütünlüğün temel faktörlerini belirlemiştir.

Davranışlarda bütünlük ile davranışlarda tutarlılık arasında bir takım benzerlikler olmasına rağmen iki farklı boyuttur. Davranışlarda tutarlılık yöneticinin geçmişte yaptığı davranışlara göre gelecekte neler yapabileceğinin tahmin edilebilir olması ile ilgili iken davranışlarda bütünlük yöneticinin ne söylediği ile ne yaptığı arasındaki tutarlılıktır. Yetki Paylaşımı ve Delegasyon Araştırmalar göstermiştir ki yetki paylaşımı ve delegasyon organizasyon içinde güven oluşması için çok önemli parametrelerdir. Yöneticiler, çalışanlarını ne kadar kararların içine kattıklarına göre faklılaşırlar. Çalışanların kararlara katılması, hiç katılmaması ile tam katılım ve herkesin konsensüse varması arasında değişen bir skalada hareket eder. Fakat çalışanlar ne kadar kararlara katılırlarsa o kadar güven teşkil edilir ve kararlaştırılan şeylerin yapılma olasılığı artar. Burada özellikle bizim gibi ülkelerde çalışanların bir takım kararlara katılmadıkları halde katılmış gibi gözükmeleri ve üst yöneticiye yağcılık gibi durumlar göz ardı edilmekte ve ideal ortamlardan bahsedilmektedir.

Komünikasyon

Komünikasyon üzerinde çalışan araştırmacılar güvenirliliğin algılaması ile ilgili olarak üç faktör bulmuşlardır. Bunlar; 1Doğru ve tam bilgi aktarımı, 2Kararların niye veya niçin yapıldığının açıklanması ve 3Genel olarak açıklık ve şeffaflıktır. Pek çok araştırmada ise bilginin doğru ve tam olarak aktarılmasının yöneticiçalışan güven ilişkisinde diğerlerinden daha önemli bir rolü olduğu hakkında bulgular bulunmaktadır. Çalışanlar yöneticilerini ancak tam ve doğru bilgi verdiklerinde güvenilir olarak görmektedirler. Bunun üstüne kararlarını niye aldığını elemanlarına açıklayan yöneticiler ise daha da güvenilir olmaktadır. Ayrıca açıklık ve şeffaflık, yani yöneticinin görüşlerini çalışanı ile büyük bir açıklık içinde paylaşması duyulan güveni artıran bir özelliktir.

İlginin Gösterilmesi

Diğerlerinin veya çalışanların yararına olan ilginin gösterilmesi yöneticinin güvenilir davranış sergilemesi ile doğrudan alakalıdır ve üç hareketten oluşur. 1Çalışanların ihtiyaç ve meraklarına ilgi göstermek, 2Çalışanlarm ihtiyaçlarını gözetecek şekilde davranmak ve 3Herhangi birinin kendi çıkarı için başka birini sömürmesini engellemek ve bu tip davranışlardan kaçınmak. Bu tip davranışlar çalışanlar gözünde yöneticiyi vefalı ve iyi niyetli olarak gösterecektir. Yönetici, şahsi hatalarından dolayı çalışanlarından özür dilemeyi de bilecektir. Yönetici çalışanlarına ilgi gösterirken aynı zamanda onlar için iyi bir şeyler yapmaya çalıştığını da egoist ve fırsatçı olmadan göstermelidir.

Sonuç olarak, elemanlar gözünde yöneticilerin hangi hareketlerinin onların daha güvenilir gözükmesinde rol oynadığını ortaya çıkarmaya çalıştım. Bu tip davranışları göstermek ya da göstermemek yöneticinin inisiyatifindedir. Fakat yukarıda bahsedilen davranışları gösteren yöneticilerin elemanları gözünde daha güvenilir olarak görüleceği ve bu şekilde organizasyonun verimliliğinin artacağı da göz ardı edilmemelidir.

Güvenilir Davranışın Altyapısı

Yukarıda güvenilir davranışın yöneticiler tarafından nasıl tesis edileceğini özetledik. Şöyle bir bakıldığında yetki paylaşımı, açık olarak iletişim ve ilgiyi gösterme, yöneticinin çalışanı doğrudan kontrol etme yeteneği ile çakışabilir. Bu durumda söz gelimi organizasyon yapısı gibi faktörler yöneticinin yetki devri ve denetleme konusunda yeteneklerini kısıtlayabileceğinden sonuçta organizasyon içinde güven tesisinde zorlanabilir. Bu durumda organizasyon yapısının da, organizasyon içinde güven ve yöneticinin güven vermesi ile yakından ilgili olduğunu söyleyebiliriz.

Organizasyon Yapısı ile İlgili Faktörler

R. Hardin (1996), organizasyonların güveni artıracak şekilde dizayn edilip, mükemmel güvenilir ortamlar sağlayacak yapılar kurulabileceğinden bahsetmiştir. Fakat bu hedefi gerçekleştirecek yapıyı tarif etmekte başarılı olamamıştır. Genel olarak firma yapılanma şekilleri aşağıdaki gibi olabilir.

1Girişimci şahıs firmalarında firma sahibi doğrudan işin başında ve elemanlarını yönetmektedir. Bütün kararları firma sahibi alır. Bu tip, özellikle ülkemizde çok yaygın olarak bulunmaktadır.

2Dik hiyerarşi içinde kurulmuş organizasyonlarda yöneticiler yetki aktarımını çok dar kalıplarla, sıkı kurallar ile devrederler.

3Genişlemiş ve bölümlere ayrılmış firmalarda bir ürün, bölge veya bir hizmet üzerinde yoğunlaşmış gruplar merkezden yönetilir, fakat kendi bölge ve alanlarında özerklikleri vardır.

4Matrix formunda yapılaşmış bir organizasyonda firmanın ana görevlerini yapan bölümler ile geçici proje grupları vardır. Kaynakların kullanımı hakkında noktasal planlama ve müzakere yöntemi ile sonuca gidecek mekanizmalar kullanılır.

5Nehvork yapısındaki firmalarda çalışanlar kontrolü paylaşır; kendilerinin kişisel bağımsızlıklarının farkındadırlar ama ortak hedefler için çalışırlar.

Burada girişimci veya firma sahibi tarafından zorla kabul ettirilen kontrol sistemleri yöneticinin yapacağı güvenilir davranış biçiminin oluşumunu engellerken diğer taraftan kişilerin bağımsızlığına dayanan netvvork sistemleri de bu tip davranışları gerekli kılar.

Burada yüksek denetime dayanan, yüksek derecede merkezci, resmi ve verimlilik üzerinde az yoğunlaşan firmalarda güvenilir davranışın oluşumu ile ilgili delegasyon ve ilişkilerde açıklık olumsuz etkilenirken, düşük seviyeli kontrolü olan, az oranda merkezci, az oranda resmi ama yüksek oranda verimliliğe odaklanmış firmalarda yöneticiler delegasyon yapmak ve ilişkilerde açık olmak durumundadırlar.

Sonuç olarak firma yapısının ve örgütlenme biçiminin yöneticinin sergileyeceği güvenilir davranışlarda veya çalışanlarına vereceği güvende çok önemli bir yeri vardır. Bu yapı bütün kararları kendisi alan şahıs firmalarında en az iken, network tipi yapılanan firmalarda maksimum düzeydedir.

İnsan Kaynakları Yönetimi

İnsan kaynakları yönetimi ve politikaları organizasyon içinde güven oluşması için çok önemli bir faktördür. Performans takip sistemleri, kariyer planları, yöneticinin sergileyeceği güvenilir davranışa büyük destek verecektir. Araştırmalarda görüldüğü üzere adaletli prensiplere dayanan performans takip kriterleri elemanların yöneticilerine duyduğu güveni artırmaktadır.

Organizasyon Kültürü

Organizasyon veya örgüt kültürü kurum içindeki kişilerin sosyal ilişkilerinden zaman içinde ortaya çıkan bir kavramdır. Burada bir grubun ortaklaşa kabul ettikleri değerlerden bahsedilebilir.

Emre Kongar'a göre kültür şöyle tanımlanabilir. En kısa tanımı ile, insanın doğaya eklediği tüm maddi ve manevi varlıkların toplamıdır. Bu anlamda insanoğlunun yarattığı, ürettiği her mal, her ahlak kuralı bir kültür öğesidir. Bir başka deyişle, üzerimizdeki elbise de bir kültür öğesidir, kafamızın içindeki "insan öldürmek kötüdür" ilkesi de. Sosyal öğrenme işleminde kültür, doğrudan güvenilir davranışı etkiler. Yöneticiler firma çalışanlarını çok iyi gözlemleyerek onların tepkilerini ve hangi davranışlarının takdir topladığı ile hangi davranışlarının örgüt tarafından kabul edilmediğini tespit etmelidir. Yöneticiler, özellikle örgütsel kültür anlamında elemanlarının kendi bünyelerinde getirdikleri yerel faktörlere dikkat etmelidirler. Burada genellikle bizim yöneticilerimiz batı tipi örgüt kültürlerini aynen uygulamaya çalıştıkları için çoğu zaman başarısız sonuçlar almaktadırlar.

Bu konuda A. Selami Sargut, Amme İdaresi'nin 4 Aralık 1999 tarih ve 29 cilt no'lu dergisinde yayınlanan "Liderlik Kuramları İçin Bağlamsal Bir Çerçeve: Kültürler Arası Bir Yaklaşım" isimli makalesinde; yerel veya küresel farklılaşmasından ortaya çıkan; genellikle bir çok batılı ve yerel araştırmacının, evrensel saydıkları yönetim ve örgütlenme kuramlarını ya da başka bir deyişle, belirli kültürlerin yerel özelliklerini, farklılıklar içeren diğer kültürel bağlamlara uyguladıkları gerçeğinin olduğunu, küresel bir yaklaşımın getirdiği olanakları kullanabilmek için, kültürlerin tümünde ya da çoğunda aynı sonuçları veren, gerçek anlamda evrensel yöntemlere ya da deneysel kavramlara sahip olmamız gereğinden bahsetmektedir. Bu noktada, biraz daha öteye giderek sadece yerel ve evrensel değil, her örgütün kendi içinde, kendine has örgüt kültürü olabileceğinden ve yöneticilerin bunları dikkate alarak davranmaları gerektiğinden bahsedilebilir.

Kişisel Faktörler

Yöneticinin ve çalışanların kişisel karakter özellikleri de organizasyonda güven ortamını etkilemektedir. Araştırmalarda bazı insanların başka insanlara güven konusunda, diğerlerinden daha tedirgin oldukları gözlenmiştir. Bu bağlamda, öncelikle yöneticinin kendisinin insanlara karşı güvene inanması gerekmektedir. Bu şekilde kendine güvenen insanların diğerlerine güven aşılaması ya da diğerlerinin ondan güven algılaması daha kolay olmaktadır. Yöneticinin çevreye güven yayması kişisel karakter özellikleri yanında işi çok iyi bilmesi, doğru zamanda doğru kararları vermesi ile de bir bütündür. Yöneticinin yaptığı işte bilgili olması bir zorunluluktur. Genel anlamda yöneticinin çalışanlarına güven verebilmesi için işinde bilgili, aynı zamanda toplumda kabul gören, özellikli ve yaşayış biçimi ile de saygı uyandıran biri olması ile ilintilidir.

Sonuç

Organizasyon içinde güven çok geniş, son zamanlarda çok popüler ve üzerinde çok çalışma yapılmış bir konudur. Bu yazıda kısaca daha önce yapılan çalışmalar özetlenmiş, güven için bir tanım getirilmiş, organizasyonda güven oluşturmanın yöneticinin görevi olduğu belirlenerek, yöneticinin bunu nasıl tesis edeceği anlatılmış ve yönetici davranışları dışında organizasyonda güvenin oluşmasını artıran veya engelleyen diğer faktörler üzerinde durulmuştur. Güven, organizasyon içinde algılandığında kişilerin, yöneticilerinin davranışları hakkında duydukları pozitif beklentiler veya yöneticilerinin gelecekteki çalışanları için pozitif şeyler barındıran davranışlarının, elemanları tarafından tahmin edilebilme olasılığının yükselmesi şeklinde özetlenebilir. Organizasyonda güveni oluşturmak yöneticinin görevidir. Bu konuda ilk adımı yönetici bizzat atmalıdır. Burada kendi kişisel özelliklerini geliştirmek, güven uyandıracak davranışlar sergilemek yanında organizasyon yapısını ve işleyişini de çalışanlara güven verecek şekilde dizayn etmek ana hedeflerdir. Yöneticinin organizasyonda güven oluşturabilmesi için bir takım güvenilir davranışlar sergilemesi gerekir. Bunlar kısaca; anlaşılmaktansa anlamaya çalışmak, sözleri tutmamaktansa mutlaka yerine getirmeye çalışmak, insanları maniple etmektense dürüstlük ve açıklığı tercih etmek, davranışlarda tutarlılık, davranışlarda bütünlük, yetki paylaşımı ve delegasyon, komünikasyon ve ilginin gösterilmesi olarak özetlenebilir. Yöneticinin bu davranışları yanında onu etkileyen diğer koşullar da organizasyonun yapısı, insan kaynakları yönetimi, örgüt kültürü ve kişisel faktörler olarak sayılabilir. Yönetici önce kendisi güvene inanmalı, sonra etrafına güven yaymalı; bunu yaparken yukarıda sayılan güvenilir davranışları sergilemeli bunun yanında diğer dış faktörleri de örgüt içinde güven oluşturmayı kolaylaştıracak şekilde tasarlamalıdır. Bu sayede verimli, başarılı ve rekabet ortamında diğer rakiplerinden farklılaşabilecek bir firma kurabilecektir.

Referanslar

¦ A. Selami Sargut. Amme İdaresi'nin 4 Aralık 1999 tarih ve 29 cilt no'lu dergisinde yayınlanan "Liderlik Kuramları İçin Bağlamsal Bir Çerçeve: Kültürler Arası Bir Yaklaşım" isimli makalesi

? Caudron, S. 1996, Rebuilding Employee Trust, Training and Development Journal.

¦ D. Harrison Mcknight July 1998, Academy of Management Revievv. İnitial Trust Information in New Organizational Relationships

¦ Ellen M.VVhitener, July 1998. Manager as İnitiators of Trust; An Exchange Relationship Framework for Understanding Managerial Trustworthy Behavior, Academy of Management Review

? Gareth R. Jones. Academy of Management Review July, 1998 The Experience and Evolution of Trust: Ä°mpiications for Cooperation and Teamvvork

? Kramer, R. M. 1994. The Sinister Attribution Error: Paranoid Cognition and Collective Distrust in Ûrganizations. Motivation and Emotion, 18: 199230.

? Lewicki. RJ. & Bunker. B. 1996. Developing and Maintaining Trust in Work Relationships in R. Kramer & T. Tyler (Eds.). Trust in Organizations, Newbury Park, CA:Sage

? Levvicki, Roy J.; Mcallister. Daniel J ,1998.Trust and Distrust: New Relationships and Realiües. Subject(s), Academy of Management Review, Jul 98, Vol. 23 Issue 3. p438, 21p, 1 Diagram

? Mayer, R. C, Davis. J. H, & Schoorman, F. D. 1995. An Ä°ntegrative Model of Organizational Trust. Academy of Management Review, 20: 709734.

¦ Barney. J. B.. & Hansen, M. H. 1994. Trusrworthiness as a Source of Competitive Advantage. Strategic Management Journal 15 (Special İssue): 175190.

? Rotter J., 1971, Ceneralized Expectancies for Ä°nterpersonal Trust, American Psychogist

? Prof. Dr. Emre Kongar, 16 Mayıs 1997 tarihli "Küreselleşme ve Kültürel Farklılıklar Çerçevesinde Ulusal Kültür" makalesi

? Stephen Covey, 7 Habits of Highly Effective People, Training & Development, Dec 96, Vol. 50 Issue 12, p8, l/3p.AN:9701052521 lSSN:10559760

¦ Strong. Kelly; Weber. James, The Myth of Trusting Culture, Business & Society, Jun 98. Vol. 37 Issue 2, pl57. 27p, 5 Charts. AN: 730630 ISSN:00076503

Alper DOÄžRUER